Тема 12. Характеристика кваліфікаційних груп менеджерів, посадові обов’язки провідних спеціалістів

 

План

1. Класифікаційні ознаки персоналу за категоріями посад в організації.

2. Функції та кваліфікація.

3. Посадові обовязки провідних спеціалістів.

​

1. Класифікаційні ознаки персоналу за категоріями посад в організації

   

   Класифікація працівників за кваліфікаційним рівнем базується на їхніх можливостях виконувати роботи відповідної складності.

  Кваліфікація - це сукупність спеціальних знань та практичних навичок, що визначають ступінь підготовленості працівника до виконання професійних функцій відповідної складності.

   Рівень кваліфікації керівників, спеціалістів та службовців характеризується рівнем освіти, досвідом роботи на тій чи тій посаді, вирізняють спеціалістів найвищої кваліфікації (працівники, що мають наукові ступені та звання), спеціалістів вищої кваліфікації (працівники з вищою спеціальною освітою та значним практичним досвідом), спеціалістів середньої кваліфікації (працівники із середньою спеціальною освітою та певним практичним досвідом), спеціалістів-практиків (працівники, що займають відповідні посади, наприклад, інженерні та економічні, але не мають спеціальної освіти).

   За рівнем кваліфікації робітників поділяють на чотири групи висококваліфіковані, кваліфіковані, малокваліфіковані й некваліфіковані. Вони виконують різні за складністю роботи і мають неоднакову професійну підготовку. Групи робітників за рівнем кваліфікації, виконуванні ними роботи й терміни їхньої підготовки:

   Висококваліфіковані. Особливо складні та відповідальні роботи (ремонт і наладка складного обладнання, виготовлення меблів тощо). Понад 2-3 роки, періодичне стажування, великий практичний досвід роботи.

   Кваліфіковані. Складні роботи (метало - та деревообробні, ремонтні, слюсарні, будівельні тощо) 1-2 роки, чималий досвід роботи.

Малокваліфіковані. Нескладні роботи (апаратурні, деякі складальні, технічний нагляд тощо). Кілька тижнів, певний досвід роботи.

   Некваліфіковані. Допоміжні та обслуговуючі (вантажники, т гардеробники, прибиральники тощо). Не потребують спеціальної підготовки.

   Ці класифікаційні ознаки персоналу підприємства поряд з іншими (стать, вік, ступінь механізації праці, стаж) служать основою для розрахунків різних видів структур. Для ефективного управління важлива не проста констатація чисельності (або її динаміки) окремих категорій працівників, а вивчення співвідношення між ними.

   Це дає змогу не тільки виявити вплив фактора персоналу на кінцеві результати діяльності підприємства, а й встановити найсуттєвіші Структурні зміни, їхні рушійні сили, тенденції і на цій підставі формувати реальну стратегію щодо розвитку трудових ресурсів.

   На формування різних видів структур персоналу та трудових ресурсів в Україні (як на макро-, так і на мікрорівні) у найближчі роки впливатимуть такі фактори та загальні тенденції:

   Інтенсивний перерозподіл працівників із промисловості та сільського господарства в інформаційну сферу та у сферу праці з обслуговування населення.

   Включення до складу трудових ресурсів працівників з більш високим освітнім рівнем, ніж у тих, що вибувають за межі працездатного віку.

   Підвищення частки допоміжної розумової праці (нині вона в кілька разів менша, ніж у розвинутих країнах з ринковою економікою).

  Зростання попиту на кваліфіковану робочу силу (операторів, наладчиків, програмістів-експлуатаційників), що може значною мірою задовольнятись за рахунок безробітних з категорій керівників та спеціалістів.

   Уповільнення темпів зниження частки мало - та некваліфікованої праці у зв'язку з різким скороченням за останні п'ять років технічного переозброєння діючих підприємств.

   Інерція системи освіти, яка продовжує відтворювати кваліфіковані кадри в основному за старою фаховою схемою.

   Формування ринкового механізму та системи державного регулювання ринку праці потребують урахування цих та інших об'єктивних тенденцій, їхнього позитивного та негативного впливу на функціонування економіки в цілому та окремих підприємств.

   Управління трудовими ресурсами, забезпечення їхнього ефективного використання потребує обов'язкового формування системи оцінки трудового потенціалу підприємства. З огляду на те, що багато підприємств поза основною діяльністю виконують функції, які не відповідають головному їхньому визначенню, усіх працівників підрозділяють на дві групи: персонал основної діяльності та персонал неосновної діяльності. Зокрема у промисловості до першої групи - промислово-виробничого персоналу - відносять працівників основних, допоміжних та обслуговуючих виробництв, науково-дослідних підрозділів та лабораторій, заводоуправління, складів, охорони - тобто всіх зайнятих у виробництві або його безпосередньому обслуговуванні. До групи непромислового персоналу входять працівники структур, які хоч і перебувають на балансі підприємства, але не зв'язані безпосередньо з процесами промислового виробництва: житлово-комунальне господарство, дитячі садки та ясла, амбулаторії, навчальні заклади тощо.

 

2. Функції та кваліфікація

​

   В сьогоднішній ситуації менеджер це скоріше опікун своїх підлеглих, який допомагає їм в плануванні, удосконаленні організації роботи, роз'ясненні її необхідності та переконанні в правильності

   Як тільки десь і колись збирається група людей, які працюють над досягненням спільної мети, ними без сумніву формується те, що всім нам відомо під назвою організація. Це може бути і урядова структура і громадське об'єднання, релігійна громада і спортивний клуб, лікарня і вищий навчальний заклад.

   Люди створюють організації просто тому, що працюючи разом, вони можуть досягти набагато суттєвіших результатів ніж поодинці. Невід'ємною частиною будь-якої організації є система менеджменту, спрямована на об'єднання та координацію зусиль всіх її членів. Адже без цього окремі члени організації або їх групи, старанно спрямовуючи свої зусилля на власний розсуд (навіть керуючись найкращими намірами), не враховуючи інтересів і завдань інших, можуть не тільки не забезпечити досягнення організацією своїх цілей, але й навпаки — добитися повної протилежності — фактичного розвалу організації.

Навіть в маленькій організації відсутність менеджменту може привести до марнування зусиль її членів, якщо ж менеджмент відсутній в більш складнішій організації, то найбільш ймовірно в ній запанує хаос.

Таким чином, саме поняття менеджменту можна визначити наступним чином:

   Менеджмент — мистецтво роботи з людьми, метою якої є забезпечення досягнення цілей засобами вироблення, прийняття та реалізації ефективних рішень по використанню всіх доступних ресурсів організації,

   Основними ресурсами організації завжди виступають: люди, фінанси, обладнання, сировина. Деякі менеджери (на нашу думку цілком виправдано) зараз добавляють до цих ресурсів ще два види — інформація та час.

   Слід підкреслити також, що поняття менеджменту часто використовується для визначення в організації групи людей, які несуть відповідальність за вироблення і прийняття рішень та координацію використання доступних ресурсів. При цьому менеджер — є функціонером цієї системи.

   Звичайно, в будь-якій організації (за виключенням дуже малих) всі менеджери займають певні посадові позиції, які традиційно розділяють на так звані "рівні піраміди менеджменту", приналежність до котрих визначається обсягами влади та відповідальності, необхідних для виконання посадових обов'язків. Як уже наголошувалось вище, приналежність менеджера до певного рівня "піраміди менеджменту" визначається обсягами влади і відповідальності, якими вони наділені для виконання посадових обов'язків.

   Влада - право наказувати іншим виконувати або не виконувати певні дії, спрямовані на досягнення певної мети.

   Відповідальність — обов'язок, який виникає після прийняття підлеглим певної частки влади, делегованої йому менеджером-зверхником.

Очевидно, що обов'язки та відповідальність функціонерів різних рівнів піраміди відрізняються. Вищий менеджмент — відповідає за загальний стан справ в організації, середній менеджмент — відповідає за справи певної частини організації (підрозділ, департамент), лінійний менеджмент — керує діяльністю найменшої організаційної одиниці (робочої групи, сектора, лабораторії, відділу).

   Підкреслимо відразу, що якраз третя група менеджерів є початковою сходинкою менеджерської кар'єри для випускників вищих навчальних закладів, зайняти яку допоможуть знання про основні обов'язки, напрямки та методи роботи лінійних менеджерів, яких в англомовній літературі інколи називають "маленькими менеджерами".

   Для того, щоб стати менеджером, необхідно зрозуміти, що ж робить їх такими необхідними для існування кожної організації?

Насамперед це виконання менеджерських функцій, важливих для загальної діяльності організацій.

  Розглянемо детальніше функції менеджерів.

   Основні функціональні обов'язки менеджера. Хоча загальної і усталеної класифікації функцій не існує, більшість фахівців погоджуються на тому, що існує мінімальний набір функцій, властивий всім рівням піраміди менеджменту. Приведемо цей перелік в наступній послідовності:

   Планування. Менеджери займають певні посади і позиції на різних рівнях "піраміди менеджменту", яким відповідають визначені обсяги влади і відповідальності, що зростають при переміщенні менеджера на вищі рівні управління.

• Організовування.

• Лідирування.

• Робота з персоналом

• Контролювання.

   Успіх менеджера визначається тим, наскільки старанно і послідовно виконуються ним ці функції.

  Планування — вибір майбутнього напрямку діяльності організації загалом та її окремих підрозділів зокрема, а також прийняття рішень про шляхи досягнення бажаних результатів на основі збирання та анашу необхідної інформації.

Шляхом планування встановлюються цілі організації та визначаються шляхи і строки досягнення цих цілей.

   Всі інші менеджерські функції залежні від функції планування і не можуть привести до успіху при незадовільно виконаному плануванні. Тому планування це постійний "головний біль" любого менеджера, або як дуже образно написано в одному з американських підручників — це діяльність, яка відбувається "між вухами" менеджера.

   Організовування — прийняття рішень про необхідні дії, які приведуть до досягнення цілей, розподіл людських ресурсів на робочі групи та призначення кожній з груп свого менеджера, на кінець, забезпечення організації всіма видами ресурсів, які необхідні для її діяльності.

   Лідирування — безпосереднє і практичне керування підлеглими в процесі виконання ними своїх обов'язків, яке включає: інформування підлеглих про напрямки діяльності, накази та інструкції, мотивування підлеглих до результативного та ефективного виконання їх обов'язків.

  Деякі автори називають цю функцію "людською функцією менеджменту" або " людським чинником". Інколи її виділяють як функцію мотивування, наголошуючи на цій складовій.

   Робота з персоналом — процес відбору, підготовки, розвитку, використовування та винагородження людей за виконану роботу для організації.

  Хоча багато фахівців менеджменту часто розглядають цю функцію як складову організовування, звернемо увагу на її важливість для будь-якої організації, що виправдовує її виділення в окремий об'єкт розгляду. В користь цього говорить також і та обставина, що в останній час з'явилось поняття "кадрового менеджменту" — управління персоналом.

   Контролювання — процес порівняння фактичних результатів діяльності з плановими показниками та вироблення і застосування (у випадку необхідності) корегуючих заходів з метою досягнення встановлених цілей.

  Виконання цієї функції необхідне для впевненості в тому, що інші функції менеджменту також виконані результативно та ефективно.

Звичайний порядок виконання менеджерських функцій визначається встановленою вище послідовністю їх розгляду. Однак, це не означає, що можлива тільки така послідовність. Всі ці функції можуть виконуватись в любому порядку та напрямку.

  У читача з необхідністю виникне запитання про те, чим відрізняється сучасний менеджер від традиційного поняття керівника?

   Еволюція ролі менеджерів на протязі багатьох десятків років відбувалася в напрямку від типу всевладного і автократичного керівника, який був посередником між власником організації та працівниками-виконавцями, до посередника — учасника як системи менеджменту, так і групи виконавців не менеджерського рівня. Таким чином, менеджер перебуває в позиції, яка робить його приналежним до обох підсистем організації — управлінської та виконавчої.

   В сьогоднішній ролі менеджер скоріше представляє систему менеджменту у її відносинах з підлеглими шляхом передачі рішень, вироблених на вищих рівнях управління, але має також право (і .обов'язок) формувати рекомендації Для цих рівнів менеджменту.

   Ще раз підкреслимо, якщо раніше менеджер був "сам собі закон" і мав повну свободу дій в питаннях найму та звільнення робітників виключно на основі своїх власних симпатій та антипатій, міг визначати робоче навантаження, встановлювати стандарти якості, кількості, графік роботи і т. п., то сьогоднішній менеджер позбавлений таких "диктаторських" можливостей.

   Частково його обов'язки були передані в інші структурні новоутворення (продовження процесу розподілу праці), такі як підрозділи по роботі з персоналом. Посади, які вимагали спеціальних фахових знань, займалися фахівцями, з'являлися закони, спрямовані на захист працівників.

   Таким чином, менеджери опинилися в новій ситуації, для якої характерне скорочення владних повноважень та зміна наголосу на відповідальності. В сьогоднішній ситуації менеджер це скоріше опікун своїх підлеглих, який допомагає їм в плануванні, удосконаленні організації роботи, роз'ясненні її необхідності та переконанні в правильності.

   Найбільш правдиво позицію сучасного менеджера можна розкрити через роз'яснення його взаємозв'язків з підлеглими, колегами та начальниками, з робочими групами всередині самої організації.

   Існує три основних види взаємовідносин, які вимагають від менеджера використання різних поведінкових підходів, а саме:

• особисті взаємовідносини;

• внутрішньо-організаційні взаємовідносини;

• зовнішньо-організаційні відносини.

   Особисті взаємовідносини. Раніше вважали, що менеджери (так само, як і інші члени організації) залишають свої особисті проблеми перед порогом своєї організації. Однак зараз ця хибка думка відкинута. Люди приходять на свої робочі місця разом з своїми турботами та радощами. Тому внутрішній світ менеджера, його стосунки в сім'ї, стосунки з друзями та знайомими мають значний вплив на рівень виконання ним своїх обов'язків. Розвиваючи цю тему, можна прийти до висновку, що ці ж чинники будуть мати також значний вплив на формування його стосунків з іншими людьми як всередині організації, так і в її зовнішньому оточенні.

   Внутрішньо-організаційні взаємовідносини. В своїй організації менеджери постійно перебувають під постійним тиском різноманітного і дуже часто конфліктонебезпечного спілкування. Основні напрямки такого спілкування наступні:

• від зверхника до підлеглого;

• з рівними в правах та відповідальності менеджерами;

• від підлеглого до зверхника.

   Коротко розкриємо зміст цих видів спілкування.

   Стосунки зверхник — підлеглий. Лінійні менеджери повинні спілкуватися з своїми власними підлеглими, а також з працівниками інших структурних одиниць, які виконують певні роботи для них (допоміжні служби, обслуговуючі підрозділи і т. п.)" В цих випадках менеджер виступає як "босе" не менеджерського персоналу.

   Стосунки з менеджерами одного рівня. По суті в організаціях Існують два види взаємостосунків на одному рівні піраміди менеджменту: стосунки з менеджерами інших структур того самого рівня і стосунки з представниками працюючих (профспілкові лідери). Менеджери потребують почуття групової підтримки, яке приходить від товаришування з менеджерами колегами. Слід однак пам'ятати, що рівноправні стосунки з часом можуть переростати в конкуренцію або навіть конфлікт у випадку, коли менеджери-колеги« будуть претендувати на одну і ту ж саму посаду наступного рівня управлінської піраміди.

  Слід також звернути увагу на те, що стосунки з профспілковими лідерами — представниками не менеджерського персоналу — також можуть придбати ознаки конкуренції або конфлікту, причини яких добре пояснюються українською народною приказкою: "На те і щука в річці, щоб карась не дрімав", що є блискучою ілюстрацією стосунків менеджера з менеджерами від профспілкових справ.

  Стосунки підлеглий зверхник. Лінійці менеджери мають певні відносини з менеджерами вищих рівнів управління, тобто, знаходячись в позиції підлеглого, змушені виконувати накази і розпорядження зверху, повинні звітуватися перед своїм "босом". Отже менеджери з інших підрозділів (юридичного, фінансового і т. п.) можуть вказувати лінійному менеджеру як виконувати певні види робіт і вимагати такого виконання, менеджери функціональних служб (контролю якості або роботи з персоналом) вказують яким чином виконувати певні види діяльностей. У всіх цих випадках лінійний менеджер виступає в ролі підлеглого і змушений підтримувати нормальні робочі стосунки з своїми зверхниками.

   Зовнішні стосунки. Лінійні менеджери змушені також підтримувати стосунки з людьми, які не належать до їх організації. Це можуть бути споживачі продукції чи послуг, постачальники, урядовці, аудитори, адвокати, лідери профспілкових об'єднань і т. п. Наголосимо на тому, що ці зв'язки і стосунки можуть бути достатньо важкими і навіть приймати деструктивний, стресовий характер для менеджерів, які представляють свої організації, не маючи для цього достатніх повноважень.

Які знання і характеристики необхідні сучасному менеджеру?

   Для успішного виконання менеджерських функцій кожен менеджер повинен володіти певним багажем знань та навиків. В найбільш узагальненому вигляді можна сформулювати наступні кваліфікаційні вимоги до менеджерів:

• концептуальна кваліфікація.

• кваліфіковані людські стосунки.

• ділова (адміністративна) кваліфікація.

• фахова кваліфікація.

Розглянемо їх детальніше.

  Концептуальна кваліфікація. Передбачає здатність логічним чином акумулювати, аналізувати та інтерпретувати необхідну інформацію. Менеджер повинен розуміти як зовнішнє так і внутрішнє оточення, з яким йому доводиться працювати, вплив змін в цьому оточенні на організацію. Іншими словами, менеджер повинен "бачити велику картину", тобто загальний стан справ, напрямки і перспективи розвитку своєї організації.

   Кваліфіковані людські стосунки. Передбачають здатність розуміти інших людей та ефективно взаємодіяти з ними. Це вміння найбільш важливе при виконанні функції лідирування, так як охоплює комунікативність, вміння мотивації і особистий приклад менеджера у відносинах з іншими людьми. Ці навики необхідні не тільки для підтримання хороших стосунків з окремими особами, але й з групами людей, а також навіть міжгрупових" відносин. Хоча ці навики важливі для менеджерів всіх рівнів управління, найбільш важливими і потрібними вони є все-таки для лінійних менеджерів.

   Ділом (адміністративна) кваліфікація. Це не що інше, як вміння, які дозволяють менеджерам всіх рівнів ефективно використовувати для виконання менеджерських функцій всі інші кваліфікаційні вимоги. Адміністративна кваліфікація передбачає здатність формувати і виконувати певним упорядкованим методом процедури і процеси перетворення рішень в результати. Іншими словами, це здатність керівника реалізувати свої рішення з допомогою чітко вироблених процедур, а не випадковим шляхом, що дає впевненість у правильності втілення рішень в життя.

   Фахова кваліфікація. Передбачає наявність певних знань та здатності ефективно виконувати специфічні процеси і вимоги, які властиві тій чи іншій професії, посаді або організації. В той час, як менеджер на вищому рівні піраміди менеджменту повинен володіти фаховою кваліфікацією, достатньою для забезпечення конкурентоздатності організації, лінійний менеджер повинен мати таку фахову кваліфікацію, яка дала б змогу щоденно і ефективно наглядати, оцінювати та керувати роботою підлеглих в специфічних професійних ситуаціях шляхом роз'яснення, або навіть демонстрації їх належного виконання.

   Розглянуті вище кваліфікаційні вимоги носять дещо узагальнений характер.    Дослідження і вивчення впливу різноманітних чинників політичного, соціального, економічного та психологічного характеру дозволили Майку Вудкоку та Дейву Френсісу в роботі "Розкріпачений менеджер" сформулювати 11 визначних характеристик, необхідних для умілого та ефективного керівника в сьогоднішніх умовах, до яких віднесли:

• Здатність керувати собою.

• Розумні особисті цінності.

• Чіткі особисті цілі.

• Акцент на постійний особистий зріст.

• Навики вирішення проблем.

• Винахідливість і здатність до інновацій.

• Висока здатність впливати на оточуючих.

• Знання сучасних підходів до управління.

• Здібність до керування.

• Вміння навчати і розвивати підлеглих.

• Здатність формувати і розвивати ефективні робочі групи.

   Отже підкреслимо, що в особистих інтересах кожен потенційний менеджер сьогодні просто зобов'язаний вкласти певний час і енергію для формування, підтримки та підвищення своїх кваліфікаційних показників і характеристик, які необхідні для підвищення особистого потенціалу.

   Свою схильність до виконання управлінських функцій можна визначити з допомогою тесту, приведеного нижче. Для цього можна також звернутися до інших тестів аналогічного призначення: "Керувати чи підпорядковуватись, "Перевірте, який Ви керівник" і т. п. Якщо ж Ви хочете визначити свою здатність до створення та управління власною підприємницькою структурою, скористайтеся тестом "Готовність до малого підприємництва".

 

3. Посадові обовязки провідних спеціалістів

​

   Менеджери - це люди, відповідальні за отримання результатів конкретних зусиль інших людей, працюючих як індивідуально, так і об'єднаних у групи чи організації.

Визначимо ролі, що виконує керівник. Роль - набір визначених правил поведінки, що відповідають конкретній установі чи конкретній посаді. Окрема особистість може вплинути на характер виконання ролі, але не на її зміст.

    Десять управлінських ролей за визначенням  Міцберга:

- міжособові ролі: головний керівник;  лідер;  зв'язкова ланка;

- інформаційні ролі:  отримувач інформації; розповсюджувач інформації;

представник;

- ролі, пов'язані з прийняттям рішень:  підприємець; ліквідатор порушень; розподілювач ресурсів; ведучий переговори.

Ці десять ролей беруть на себе керівники в різні періоди і залежно від рангу. Вони класифікуються в рамках трьох категорій: міжособові, інформаційні та ролі, що пов 'язані з прийняттям рішень. Ролі взаємозалежні та взаємодіють для створення єдиного цілого.

   Міжособові ролі випливають з повноважень і статусу керівника в організації і охоплюють сферу його взаємин з людьми. Міжособові ролі можуть зробити керівника об'єктом нагромадження інформації, що дає можливість і одночасно змушує його грати інформаційні ролі й діяти в якості центру обробки інформації. Приймаючи на себе міжособові та інформаційні ролі, керівник здатний відігравати ролі, пов'язані з прийняттям рішень: розподіл ресурсів, погодження конфліктів, пошук можливостей для організації, ведення переговорів від імені організації.

   Всі ці 10 ролей, взяті разом, визначають обсяг і зміст роботи менеджера незалежно від характеру конкретної організації.

Обов'язки менеджера поділяються на три групи:

1. Контроль за стосунками серед персоналу, який передбачає керуючі та зв'язкові функції.

   Керуючі функції - координація та встановлення напрямів діяльності підлеглих, контроль за виконанням рішень та ін.

Зв'язкові функції - організація позаслужбових стосунків між персоналом.

  2. Розподіл інформації. Передбачає одержання та розповсюдження інформації (непоточної та неповсякденної), моніторинг. Проведення моніторингу включає в себе аналіз навколишніх умов діяльності організації з метою отримання інформації про зміни цих умов, проблем і перспектив, що можуть впливати на діяльність підрозділу.

   3. Ухвалення рішень. При вирішенні конфліктних ситуацій менеджер приймає рішення або виконує дії, спрямовані на утримання контролю над ситуацією.

Дослідження, проведені Чарльзом Макдональдом, що торкалися обов'язків менеджерів нижчої та середньої ланки, дозволили отримати результати (Табл.1,2.).

    На практиці обов'язки менеджера значно ширші та охоплюють всю сферу організації виробництва та збуту, взаємодії підлеглих у межах організації, постійний аналіз позицій підрозділу, за який він несе відповідальність, і творчий пошук сприятливих можливостей і конкурентних переваг.