Тема 27 | Mysite

Тема 27. Інформація в менеджменті.

План

1. Документація та діловодство.

2. Інформація – основа процесу управління.

3. Інформаційне забезпечення процесу управління.

1. Документація та діловодство

Значна частина інформації, що використовується в управлінні, фіксується в документах.

Документ - це засіб закріплення різними засобами на спеціальному матеріалі (папір, кіноплівка, фотоплівка, магнітна стрічка та ін.) інформації про факти, події, явища, об'єктивну дійсність, розумову діяльність людини.

В управлінській діяльності використовуються переважно текстові документи на паперовій основі: рукописні, машинописні, друкарські.

Документи мають велику роль в управлінні. Робота з документами забирає до 40% управлінської праці. Вони є засобом реалізації управлінських функцій. Від якості роботи з документами залежить чіткість і оперативність управління. Уміння працювати з документами характеризує культуру праці менеджерів.

Документи класифікуються за: змістом інформації, походженням, призначенням, місцем упорядкування, назвою та іншими ознаками.

За змістом документи діляться на адміністративні, планові, оперативні, бухгалтерської о обліку, щодо особового складу, матеріально-технічного забезпечення; за походженням - на службові, особисті; за місцем упорядкування іошіііпііі, внутрішні; за ступенем достовірності - чернетки, оригінали, копії; за призначенням - стандартні, типові, індивідуальні.

Найбільше значення в роботі менеджера мають адміністративні (організаційно-розпорядчі) документи та документи з особового складу.

АДМІНІСТРАТИВНІ ДОКУМЕНТИ (ОРД) діляться на три групи:

організаційні (положення, статути, правила, інструкції);
розпорядчі (накази, розпорядження, вказівки, рішення);
довідково-інформаційні (листи, доповідні і пояснювальні записки, довідки, розписки, плани, звіти, акти, договори, протоколи, оголошення).

ДОКУМЕНТИ ЩОДО ОСОБОВОГО СКЛАДУ: заява, авто-біоірафія, характеристика, особовий листок з обліку кадрів, трудова книжка, доручення, направлення на роботу, посвідчення про відрядження.

Вимоги до оформлення й упорядкування документів

Оскільки документ - це складова частина репутації фірми, її своєрідна візитка, вони повинні складатися із врахуванням всіх необхідних вимог. Ці вимоги викладені у державних стандартах. Наприклад, Держстандарт 6. 38-90 «Вимоги до оформлення документів».

БЛАНКИ можуть бути виготовлені друкарським способом або за допомогою персонального комп'ютера і повинні мати всі необхідні реквізити та чіткий порядок їх розміщення.

На підприємствах використовується в основному два формати бланків: А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм), рідше АЗ (297x420 мм).

Види бланків документів: ^ бланк для внутрішніх документів (накази, протоколи, рішення); бланк для зовнішніх документів (листи, факси).

Розміри полів бланків такі: ліве - 20 мм, верх^зє - 10 мм, праве і нижнє - по 8 мм.

РЕКВІЗИТИ - це обов'язкові складові елементи документів (назва, текст, дата, підпис, адреса та ін.), максимальна кількість реквізитів - 31.

Кожний документ мас свій набір реквізитів, що, як правило, значно менший.

Дотримання правил оформлення реквізитів забезпечує їхню юридичну чинність, швидкий пошук і застосування технічних засобів для упорядкування.

Найбільш важливим с оформлення таких реквізитів: дата, підпис, печатка, гриф затвердження, що засвідчують документ і додають йому юридичної чинності.

Дата документа (дата підписання, дата затвердження, дата зафіксованих подій) оформляється цифрами. Наприклад, дату 21 лютого 1998 року записують так: 2І.02.98. Дата фінансових документів оформляється словесно-цифровим способом - 21 лютого 1998 року.

Зазначається дата зліва у верхній заголовній частині аркуша нижче реквізиту «Назва виду документа».

Гриф затвердження ставиться на планах, звітах, інструкціях, правилах та деяких актах. Він складається із слів «Затверджую» (без лапок), найменування посади особи, що затвердила документ, її особистого підпису із зазначенням ініціалів, прізвища та дати.

Наприклад. ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ВАТ «Новомосковський трубний завод»
Підпис Л.1. Мельник

09.01.13.

Підпис документа включає назву найменування посади (повністю або скорочено) особи, яка підписала документ, особистий підпис та розшифровування його (ініціали та прізвище). Якщо документ підписується декількома посадовими особами, різними за рангом, то підписи ставляться послідовно один під одним, якщо рівними за посадою -то на одному рівні.

При відсутності керівника документ може бути підписаний виконуючим обов'язки або його заступником. Документи, підготовлені комісією, підписуються її членами із зазначенням розподілу обов'язків (голова, члени комісії).

Документи колегіальних органів (загальних зборів, засідання рад і

ін.) підписуються головою та секретарем.

Печаткою завіряють підпис посадової особи на документах, що свідчать про права фірми, затрати коштів і матеріальних цінностей. Вона розміщується на частині назви посади і на частині підпису.

ТЕКСТ - основний елемент документа. Він складається з трьох частин: вступ, докази, висновки. У вступі зазначають підстави для упорядкування документа, викладаються факти, події тощо. У доказі розкривається сутність питання (пояснення, обгрунтовані цифровими розрахунками, посилання на законодавчі акти та інші матеріали). У висновку зазначається ціль, заради якої складені документи.

Тексти можуть бути типовими (договори) і довільними

(автобіографія, характеристика).

Стиль і зміст тексту визначається видом документа. Основні вимоги

до тексту такі: точність, стислість і ясність викладання. Точність означає відсутність подвійного тлумачення, повну відповідність опису даному питанню, факту або події. Стислість передбачає лаконічність, використання у викладанні простих пропозицій, виключення Повторень і надмірної деталізації. Ясність вимагає, щоб документи були простими і зрозумілими для роботи з ними; тон викладання повинен бути офіційно-діловим, поважним і доброзичливим, без категоричних висловлень та оцінок; сутність викладання, прохання і пропозиції необхідно зазначати на початку, а потім уже викладати підставу для складання документа. Це пов'язано з психологічним «законом краю», який говорить, що найкраще запам'ятовується початок і кінець дії, викладання тощо.

Об'ємні документи поділяють на розділи, підрозділи, пункти і підпункти.

Наприклад.

1. Розділ (глава) 1.1 Підрозділ 1.1.1.Пункт 1.1.1.1 Підпункт

Коротка характеристика основних видів документів

Службові листи - найбільш масовий вид управлінських документів, що служать засобом спілкування й обміну інформацією між підприємствами і приватними особами. Вони становлять до 80% вхідної і в и х і дної документації.

Текст службового листа присвячується одному питанню і складається, як правило, з двох частин: підстава для складання листа (мотиви, факти, обставини, вказівка вищого органу); висновки, пропозиції, прохання.

Складаються листи на спеціальних бланках для листів. С багато різновидів листів, що мають сиої особливості і структуру. Лист-запрошепня - запрошення взяти участь у певному заході, повідомлення про термін, місце й умови участі.

Лист-пропозиція - за характером тексту і структурою близький до листа-запрошення.

Лист-понідомлепня - повідомлення про факт, подію, Інформацію яка може бути корінна дня адресата.

Гарантійний лист підтвердження можливості оплатити якпй-небудь фінансовий рахунок. Bin підписується керівником і бухгалтером і не вимагає відповіді.

Лист-нагадування - нагадування про наближення термінів проведення заходу, виконання яких-небудь робіт, повернення взятих кредитів.

Супровідний лист направляється адресату разом з документом, що додається до нього і має роз'яснення або завдання до нього.

Лист-прохання (запит) - прохання (запит) про надання необхідних нідомостей або здійснення яких-небудь дій.

Лист-відповідь - направляється адресатам на прохання (запит), що надійшли від них, і має роз'яснення, результати вирішення питань тощо.

НАКАЗИ - видаються керівниками державних підприємств. Вони діляться на накази із загальних питань (поліпшення організації праці, правила зберігання матеріальних цінностей, порядок роботи підприємства ницо) та накази щодо особового складу (призначення, звільнення і переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення іа ін.).

Наказ складається з двох частин: констатуюча - підстави (причини) для наказу; розпорядча - заходи, що викладаються по пунктах із іазначенням виконавців та термінів виконання.

Побруднення і виправлення у наказах не допускаються. У випадку помилки видасться новий наказ. Накази щодо особового складу ведуться окремо.

Розпорядження - видаються при вирішенні поточних організаційних питань, переважно іпформаційно-методинного характеру або виконання наказів. Частіше всього розпорядження видають керівники підрозділів.

Протоколи- складаються під час проведення зборів, нарад, засідань. Текст кожного питання у протоколі укладається за формою: слухали, виступили, ухвалили (вирішили). До протоколу записують також питання, які надійшли.

Акти - це документи, що складаються декількома особами для підтвердження встановлених фактів або подій.

У тексті акта зазначають підставу для його складання і перераховують посади, ініціали і прізвища осіб, що склали акт та осіб, що були присутні при цьому. Після цього викладають факти і події, роблять висновки. Складаються акти звичайно у двох екземплярах або за кількістю зацікавлених сторін.

Різновиди актів: акти перевірки, приймання-передачі справ, інвентаризації, обстеження, приймання об'єктів, списання тощо.

Пояснювальні записки - складаються як додатки до окремих документів (до річного звіту, акта ревізії) для пояснення окремих фактів, що є в цих документах, як пояснення яких-пебудь дій ;,бо вчинків (причини порушення дисципліни, невиконання інструкції та ін.).

Доповідні записки - повідомлення вищестоящим керівникам про обставини, пов'язані з виконанням певного доручення або роботи (про хід збирання врожаю, результати обстеження посівів, підготовку худоби до зимівлі та ін.).

Залежно від цілі та змісту вони можуть бути ініціативного, інформаційного та звітного характеру.

Розписки - документи, що підтверджують факт передачі і приймання документів або матеріальних цінностей (звіти, кошти тощо). Вони можуть бути особистого або службового характеру.

Довідки - документи, що засвідчують які-небудь факти, обставини, біографічні дані, діяльність окремих осіб.

Довідки можуть видаватися на прохання працівників (про зарплату у даному підприємстві, за вимогою керівника для одержання інформації про стан справ підприї мси.а (про хід реалізації продукції), на запит зовнішніх організації!.

Заяви - письмові звернення працівників до адміністрації підприємств з різних питань (про прийом на роботу і звільнення, поліпшення діяльності підприємства, надання матеріальної допомоги

Заяви, в яких громадяни скаржаться на порушення своїх прав, називаються Скаргами.

Заяви можуть бути простими (без обгрунтування і додатків) і складними, у яких прохання обґрунтовуються та додається перелік документів.

Характеристики - документи, у яких дається оцінка ділових і моральних якостей працівника. Вона складається з чотирьох частин:

анкетні дані (посада, прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, національність, освіта);

дані про трудову діяльність (професія, стаж, кваліфікація, просування по службі);

відношення до справи (сумлінність, працьовитість, підвищення кваліфікації, відносини з колегами, заохочення та ін.); висновки, де зазначається призначення характеристики.

Поняття про діловодство підприємства

Діловодство - це діяльність із створення й організації роботи з документами.

Основними елементами діловодства в організації є: документообіг - рух документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або підправлення. Він складається з ряду послідовних операція і документами: прийом і реєстрація, резолюція керівника, виконання, контроль виконання, оформлення в справу або відправлення, зберігання, передача в архів.

Документообіг ділиться на такі три документопотоки: потік вхідної документації; потік вихідної документації;

потік внутрішніх документів. Кожний документопотік характеризується визначеною спрямованістю, складом і кількістю документів, що рухаються.

Систематизація документів - розподіл усіх документів підприємства за ознаками подібності (акти, накази, контракти та ін.).

Справа - сукупність документів одного виду, що підшили в загальну папку. Товщина справи не повинна перевищувати 30-40 мм (250 аркушів). Розподіл документів по справах відповідно до номенклатури справ.

Номенклатура справ - систематизований перелік (список) справ, що заводяться в організації із зазначенням термінів зберігання. У с.-г. підприємствах формується 140-150, у їхніх підрозділах -17-20 справ.

2. Інформація – основа процесу управління

Особливого значення набуває проблема впровадження інформаційних технологій в систему менеджменту в підприємницьких структурах, оскільки вона сприяє поширенню інформації, зміні стосунків з постачальниками і споживачами, розвитку нових та існуючих видів діяльності.

Теорія інформації - це наука, що вивчає комерційні закономірності, пов'язані з отриманням, передачею, обробкою і зберіганням інформації. її основні положення були сформульовані Сенноном в 40-х роках н.е. Теорія інформації є необхідною складовою управління і відіграє важливу роль у науковому менеджменті.

Явища реального світу і процеси, що відбуваються у суспільному виробництві, об'єктивно відображаються за допомогою інформації, потоки якої реально існують поряд з потоками робочої сили, матеріалів, знарядь праці. Подібно речовині, інформацію можна створити, обробляти, зберігати, передавати, використовувати.

Згідно з Законом України "Про інформацію", під інформацією розуміють документовані або публічно оголошені відомості про події, що відбуваються в суспільстві, державі та навколишньому середовищі. Стосовно будь-якої організації (фірми, підприємства) під інформацією можна розуміти сукупність повідомлень, які характеризують конкретний стан явищ, подій виробничо-господарської чи іншої діяльності.

У таблиці наведені визначення вчених економістів стосовно поняття інформації.

Автори та назви творів

Визначення

Pipi В. Гріфін, Яцура В. "Основи менеджменту"

Інформація - це дані представлені у вигляді або формі, які мають сенсові навантаження

Завадський Й.С. "Менеджмент"

Інформація означає тлумачення, повідомлення, роз'яснення, викладення

Андрушків В.М., Кузьмін О.Є. "Основи менеджменту"

Інформація - це сукупність повідомлень, які відображають конкретний стан явища чи події виробничо-господарської діяльності

Основні вимоги до якості інформації:

- своєчасність;

- вірогідність (з визначеною ймовірністю);

- достатність;

- надійність (з визначеним ступенем ризику);

- комплектність системи інформації (за якістю і ресурсомісткістю товару, за стадіями життєвого циклу товарів підприємства і конкурентів тощо);

- адресність;

- правова коректність інформації;

- багаторазовість використання;

- висока швидкість збору, обробки й передачі;

- можливість кодування;

- актуальність інформації.

Класифікація інформація. Для того, щоб прийняти правильне рішення, необхідно мати певну кількість інформації. Проте обсяг інформації не може визначатись тільки кількістю документів, сторінок, показників. 230

Підвищення вимог до організації служби інформації в системі менеджменту викликано високим динамізмом сучасного виробництва, частковою зміною параметрів основних факторів виробництва і вимог до одержуваної продукції (послуг). Тільки систематизована інформація дає змогу менеджеру визначити ефективність організаційно-економічних, соціальних та екологічних заходів і залежно від умов, що складаються, змінювати намічену програму, тому виникає необхідність класифікації інформації.

Андрушків В.М. і Кузьмін О.В. класифікують інформацію за такими ознаками:

- повнотою охоплення явищ - повна, часткова, надлишкова;

- періодом дії - разова, періодична, довгострокова;

- змістом - планово-облікова, фінансова, бухгалтерська, конструкторська, технологічна, довідкова, адміністративна та ін.

- рівнем достовірності - достовірна, недостовірна.

Завадський Й.С. класифікує інформацію, яка використовується в управлінні, за такими ознаками:

- формою відображення - візуальна (графіки, таблиці тощо), аудіо-інформація (сприймається на слух завдяки звукозапису), аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку);

- порядком виникнення - первинна і похідна;

- формою подання - цифрова, буквена і кодована;

- характером носіїв інформації-документована і недокументована;

- призначенням - директивна (розпорядча), звітна і довідково-нормативна;

- напрямом руху - вхідна і вихідна;

- стабільністю - умовно-перемінна, умовно-постійна;

- способом відображення - текстова (алфавітна, алфавітно-цифрова), графічна (креслення, діаграми, схеми, графіки);

- способом обробки - що підлягає і не підлягає механізованій обробці. Під управлінською інформацією розуміється сукупність відомостей

про призначені процеси, що протікають всередині фірми і її оточенні, що служать основою прийняття управлінських рішень.

Управлінська інформація може бути класифікована за рядом позицій, в частковості:

- за призначенням (одноцільова - зв'язана з рішенням однієї конкретної проблеми; багатоцільова - використовується під час рішення декількох найрізноманітніших проблем);

- за можливістю зберігання (інформація, що фіксується, може зберігатися практично нескінченно, не підлягаючи при цьому викривленню, чому свідчать написи і малюнки на склі; ця інформація, що фіксується, використовується в момент отримання; вона також може зберігатися деякий час, але при цьому поступово викривляється і зникає);

- за ступенем готовності до використання (^первинна інформація -це сукупність отриманих безпосередньо з джерела несистематизованих даних, що містять багато зайвого і непотрібного; ^проміжна інформація складається з відомостей, пройшовши через процес попередньої "очистки" і систематизації, що дозволить вирішити питання про конкретні напрями і засоби їхнього подальшого застосування; кінцева інформація дасть можливість приймати обірунтовані управлінські рішення);

- за повнотою інформація буває частковою або комплексною (остання -дасть всебічні вичерпні відомості про об'єкт і можливість безпосередньо приймати будь-які рішення; перша - на практиці може використовуватися тільки в сукупності з іншою інформацією);

- за ступенем надійності інформацію можна поділити на достовірну і вірогідну (вірогідний характер може бути зумовлений принциповою неможливістю отримати від існуючого джерела надійні відомості, оскільки наявні засоби не дозволяють цього зробити; неминучими викривленнями при їх передачі, особливо в умовах ієрархії управлінської структури; розповсюдження завідомо неправдивих відомостей).

Специфічною формою такого роду управлінської інформації є чутки. Вони є продуктом творчості колективу, що намагається пояснити складну, емоційно значущу для нього ситуацію за відсутності або недоліку офіційних відомостей. При цьому вхідна версія, переходячи від одного члена колективу до іншого, доповнюється і корегується до тих пір, доки не сформується варіант, в цілому влаштовуючий більшість. Вірогідність цього варіанту залежить не тільки від істинності вхідної інформації, але і від потреб і очікувань аудиторії, а тому може коливатися в діапазоні від 0 до 80-90%.

Оскільки люди в основному схильні вважати, що чутки виходять з джерел, що заслуговують довіри, керівництво фірм часто користується цією обставиною, розповсюджуючи з їх допомогою відомості, що з тих або інших причин не можуть зазнавати офіційного розголосу. Необхідно мати на увазі, що довірою до чуток користуються і учасники конфліктів, що бажають будь-якими способами схилити працівників на свою користь.

Дослідження засвідчують, що від 50 до 90% робочого часу сучасний менеджер витрачає на обмін інформацією, що відбувається в процесі нарад, засідань, зустрічей, бесід, переговорів, прийому відвідувачів, складання і читання різноманітних документів тощо. Це життєва необхідність, оскільки інформація сьогодні перетворилася в найважливіший ресурс соціально-економічного, технічного, технологічного розвитку будь-якої фірми. У таких умовах володіння інформацією означає володіння реальною владою, тому особи, причетні до неї, часто прагнуть її приховувати, щоб згодом на ній спекулювати -адже нестача інформації дезорієнтує будь-яку господарську діяльність.

Щоправда, також дезорієнтує і надлишок інформації, тому завжди необхідно вміти відокремити потрібну інформацію від непотрібної, корисну від зайвої.

У процесі управлінської діяльності використовують науково-технічну, адміністративно-правову, метеорологічну, агробіологічну та інші види інформації. Наукову інформацію, в свою чергу, поділяють на економічну, соціально-політичну, ідеологічну та ін. Найбільшу питому вагу в загальній кількості інформації мають економічні дані. Використання інформації та комп'ютерної техніки має велике значення для поліпшення бухгалтерської та аудиторської роботи.

Економічна інформація - це сукупність цифр, фактів, відомостей та інших даних, які переважно кількісно відображають суспільно-економічні явища і процеси. Вона містить дані соціально-економічних явищ планування і прогнозування, фінансових планів, первинного, оперативного і бухгалтерського обліку, статистичної звітності, економічного аналізу тощо.

Інформацію, яку використовують у народному господарстві, поділяють на відомчу (інформацію підприємств, об'єднань, організацій, міністерств і відомств) і народногосподарську (інформація районних, обласних і центральних законодавчих органів управління).

Економічну інформацію класифікують за фазами, стадіями і циклами відтворення, сферами економіки, ресурсами, що використовуються, факторами виробництва та ін.

За місцем виникнення розрізняють зовнішню інформацію, що надходить від вищих органів, а також підприємств, організацій і установ, які підтримують з об'єктом управління господарські зв'язки, і внутрішню - що виникає на підприємстві (об'єднані).

Інформація, яка використовується в господарському управлінні, існує у вигляді масивів, потоків, а також у розпорошеному, незібраному вигляді.

Масив - це інформаційні фонди, матеріали статистичних управлінь, архівів, бібліотек тощо.

Сукупність повідомлень (з однаковими або близькими властивостями), що розподілені у цій системі з метою здійснення управління, утворюють інформаційні потоки на підприємстві.

Потоки інформації різноманітні: потоки висхідної інформації - основа для розробки рішень; потоки низхідної інформації- це постанови, рішення, вказівки вищих органів; потоки регулюючої інформації - зазначені вище документи і деякі спеціальні положення.

Залежно від того, яку функцію обслуговує економічна інформація, її поділяють на: облікову і звітну, що відображає події, які відбулися; планову, що відображає події, що намічаються; нормативну і аналітико-прогнозовану, що відображає події або явища сучасного і майбутнього; регулюючу, що відображає процес досягнення пропорційності у виробничому і управлінському процесах.

У свою чергу, облікову інформацію поділяють на бухгалтерську, статистичну і оперативно-технічну. Характерною особливістю бухгалтер-ської інформації є її висока точність. Вона відображує детерміновані події, про які точно відомо, що вони відбулися. Водночас бухгалтерська інформація відображає події, що відбулися з запізненням. Тому якість її визначається тим, на скільки вдається зменшити розрив між строками подій і відображення їх у бухгалтерських документах. Оперативно-технічна інформація становить систему показників, що відображають діяльність об'єкта на певну дату. На відміну від бухгалтерської ця інформація не обов 'язково мас документований вигляд. Вона може бути одержана із телефонних повідомлень або усних доповідей спеціалістів і керівників середньої ланки.

У підприємницькій діяльності використовують планову інформацію у вигляді нормативів матеріальних витрат і затрат праці. Від якості нормативної інформації залежать ефективність управління, дієвість рішень, що приймаються, успішність здійснення контрольних та інших функцій.

Для ефективного функціонування системи управління важливе значення має своєчасність надходження інформації. Часткова інформація, одержана своєчасно, значно корисніша для управління, ніж повна інформація за своєю формою, яка одержана із запізненням.

Для важливих характеристик, які визначають якість інформації, належать безперервність і систематичність її надходження. Інформація має надходити постійно, оскільки завжди виникає потреба у коригуванні управлінських інформаційних рішень.

Джерела інформації. До інформації належать усі види відомостей, повідомлень (усні, письмові, графічні тощо) і знань, потрібних для реалізації функцій менеджменту.

Будь-яка за змістом інформація існує у формі різних її матеріальних носіїв (у вигляді електронних імпульсів, усної мови, магнітного запису, письмових документів тощо). Для управління найбільше значення має інформація, зафіксована на постійних носіях, перш за все у вигляді різних паперових документів, магнітних стрічок тощо.

Практика свідчить, що в сучасних умовах ефективність управління значною мірою залежить від інформаційного забезпечення, повноти інформації.

Джерелом інформації є передбачені або встановлені законодавством носії інформації: документи та інші носії, що є матеріальними об'єктами, які зберігають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи.

Саме інформаційний простір значною мірою визначає, формує нашу ідентичність. Слід пам'ятати, що під інформаційним потоком слід розуміти сукупність доступних у країні інформаційних джерел і потоків. Звідси випливає важливість проблеми забезпечення захисту інформаційного простору. Конституцією України (ст. 17) гарантування інформаційної безпеки поставлено поряд із захистом суверенітету, територіальної цілісності країни, її економічної безпеки і визначено найважливішою функцією держави, справою всього народу.

Управління інформацією повинно бути повним, оперативним, достовірним. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути необхідним і достатнім для прийняття управлінських рішень. Інформація повинна бути оперативною, тобто такою, щоб за час її передачі й опрацювання стан об'єкта, до якого вона відноситься, не змінився. Достовірність інформації визначається ступенем відповідності її змісту об'єктивності стану речей та явищ. Більшість інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обов'язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можливо тільки за попередньої її фіксації.

Головна роль інформації в управлінській діяльності невід'ємна від з'ясування ролі інформації в розвитку економіки і суспільства в цілому.

Фактори і результати економічної діяльності людей, чи це товар, чи послуга, чи нові технології і методи організації праці і виробництва - всі вони - це визначене наукове значення, тобто визначеним способом несуть зафіксовану, закодовану у визначених силах суспільства інформацію. Предметним носієм, визначеним способом закодованої інформації є процес праці, виробництва.

Інформаційна діяльність може бути представлена у вигляді існуючої системи інформаційних взаємозв'язків персоналу фірми.

Хоча менеджер приймає рішення для якогось конкретного випадку, але він приймає рішення на підставі інформації про цей випадок. Мета управлінської інформації полягає в тому, щоб надати кожному рівню управління "потрібну" інформацію в "потрібний час". При цьому рішення повинні базуватися на достовірній інформації, що є на цей час.

Інформація сьогодні розглядається як один з важливих ресурсів розвитку суспільства поряд з матеріальними, технічними і людськими.

Інформація, як сукупність необхідних даних і відомостей для успішного проведення аналізу, контролю, прийняття і організації виконання управлінських рішень, виступає невід'ємним елементом ефективного управління організаційно-економічними процесами та підприємницькою діяльністю. З одного боку, вона відображає умови якості, закономірності, особливості функціонування як об'єкта, так і його системи управління, з іншого, опосередковує трудову діяльність людей, конкретні форми відносин між ними, постійно використовується в управлінні виробництвом, обертанні і використанні виробничого продукту.

3. Інформаційне забезпечення процесу управління

Інформація в управлінському процесі виступає одним з основних факторів здійснення цього процесу. Виступаючи на конкретному етапі процесу управління продуктом праці, на наступному етапі вона виступає в якості предмета праці, користується особливістю довготривалого застосування і при використанні не втрачає своїх споживчих якостей; має властивість накопичуватись.

До важливих принципів сучасної інформаційної системи відносять:

1. Принцип повноти інформаційного забезпечення керівника. Будь-яка інформаційна система - це інструмент технології управлінської діяльності. З одного боку, вона повинна максимально врахувати особисті якості і стиль роботи керівника, а з іншого - інформаційні системи не можуть бути персоніфіковані хоча б тому, що в реальному житті відбувається зміна керівників різних рангів і створені з їх участю інформаційні системи не можуть ліквідуватися і знову створюватись при кожній зміні керівництва.

2. Будь-яка інформаційна система повинна мати властивості адаптації до стилю і методів, які застосовуються конкретним керівником.

З. Математичне забезпечення інформаційної системи повинно передбачати можливість переходу інформації по рівням управління і дозволяти керівнику вищого рівня користуватись інформацією нижчих рівнів.

4. Інформаційні системи повинні будуватися з урахуванням забезпечення максимальної зручності й можливості для безпосередніх користувачів.

5. Принцип прямої участі керівників всіх рівнів ієрархічної структури управління при створенні ієрархічної системи.

6. Принцип створення в будь-якій ситуації інформаційної незалежності керівників різних рівнів.

7. Принцип інформаційного рівноправства.

Інформація - основа процесу управління. Без неї неможливо сформулювати мету управління, оцінити ситуацію, визначити проблему, підготувати та прийняти рішення, проконтролювати його виконання. Навіть, щоб купити товар, необхідно мати інформацію про його споживчі якості. Інформація - це знання про подію, ситуацію. Якщо вважати оптимальне нестандартне управлінське рішення кінцевим результатом діяльності менеджера, то з точки зору змісту і ролі інформації в управлінні, її можна визначити як предмет праці менеджера.

Отже, важко переоцінити те значення, яке має інформація та інформаційні процеси для прийняття рішень. Це здається неймовірним, але без комунікації неможливо підтримати міжособові стосунки, не говорячи вже про реалізацію управлінських функцій. І стає зрозумілим, що обмін інформацією, її брак, низька якість, тобто слабкий рівень комунікації, призводить до ризикованих дій, підвищують можливість прийняти ризиковані рішення. Тому проблема ефективних комунікацій є однією з ключових у діяльності керівників, оскільки з їх допомогою здійснюється обмін повідомленнями, інформацією в системі управління організацією.

Питання для контролю знань

1. Яка роль інформаційного забезпечення в управлінській діяльності?

2. Зробіть класифікацію документів.

3. Обгрунтуйте вимоги до інформації.

4. Доведіть роль інформації в управлінській діяльності.