Тема 30.  Шляхи вдосконалення організаційних комунікацій

 

План

1. Інформаційні системи та їх удосконалення.

2. Удосконалення комунікацій.

​

1. Інформаційні системи та їх удосконалення

​

   Інформаційна система - (ІС) сукупність форм, засобів і методів інформаційного забезпечення процесу управління, що забезпечують своєчасність надходження необхідної інформації для якісного виконання управлінських функцій і прийняття рішень.

За   допомогою   інформаційних   систем   здійснюється   зв'язок   і взаємодія  між  керуючими  і  керованою  підсистемами,  а також  між підрозділами апарату управління.

   Основні елементи ІС: ланки зосередження інформації (ланки системи управління); канали (шляхи) руху потоків інформації; технічні засоби збирання, реєстрації, підготовки, передачі, обробки, відображення і видачі інформації.

Удосконалювання ІС спрямоване на забезпечення кожної ланки управління необхідною і якісною інформацією та скорочення часу на її збирання і обробку.

   Для досягнення цієї цілі визначають об'єм та склад інформації з кожного рівня і з кожної ланки управління, періодичність її подання і терміни обробки, встановлюють інформаційні зв'язки між підрозділами апарату управління: яку інформацію одержує, кожний відділ, від кого у які терміни, коли і яку надсилає . Все це створює чіткість роботи інформаційної системи, узгодженість управлінських впливів.

  Етапи удосконалювання ІС: Перший етап - вивчення існуючої інформаційної системи.  Вивчається структура системи управління, склад виконуваних робіт підрозділами й окремими виконавцями, потоки інформації, інформаційні взаємозв'язки, склад інформації, діюча документація і звітність. Другий етап - аналіз отриманих даних. В результаті встановлюється відповідність інформаційного забезпечення функціям і завданням апарату управління, виявляються недоліки інформаційної системи. Також визначають відсутні показники, трудомісткість операцій збирання й обробки інформації, дублювання інформації, відповідність термінів надходження інформації фактичній потребі тощо. В результаті аналізу робляться висновки про роботу інформаційної системи і накреслюються шляхи удосконалювання її.  Третій етап - це розроблення і впровадження конкретних заходів щодо поліпшення роботи інформаційної системи. Вони повинні перед­бачати раціональні шляхи руху інформаційних потоків, оптимальний перелік даних, необхідних для кожного підрозділу, досконаліші способи і методи збирання й обробки інформації, використання електронних, технічних засобів та сучасної технології обробки інформації.  Удосконалювання інформаційної системи проводять на підставі таких принципів: оптимальність складу показників і документів, максимальна інформативність документів, прискорення передачі інформації, уніфікація документів, економічність інформації.

    Роль диспетчерської служби та АСУ в інформаційному забезпеченні управління

Управління підприємством вимагає переробки великого об'єму інформації. Оскільки з розвитком виробництва об'єм інформації значно зростає то це призводить до збільшення частки робочого часу керівників і фахівців на її збирання, обробку, передачу та аналіз.

   Полегшити роботу управлінських працівників, підвищити про­дуктивність їхньої праці можна застосуванням технічних засобів управління і, зокрема, створенням диспетчерських служб і АСУ.

   Автоматизована система управління (АСУ) підприєм­ством - це людино-машинна система із застосуванням ЕОМ, що забезпечує автоматизоване збирання і обробку інформації, необхідної для оптимізації управління у різних сферах діяльності.

Застосування сучасних обчислювальних машин, засобів зв'язку іі організаційної техніки іабезпечує розробку і впровадження якісно нових систем управління, де ряд операцій процесу управління цілком або частково автоматизується. Так, за допомогою ЕОМ автоматизують розв'язання задач, що мають визначений спосіб (алгоритм) - завдання обліку, планування та контролю. Роботи, які не формалізуються в АСУ, виконуються людиною. До них належать: постановка цілей і завдань управління, організація і координація діяльності працівників, остаточний вибір управлінських рішень.

   У сільському господарстві виділяють галузеву АСУ сільським господарством, АСУ підприємством та АСУ технологічними процесами.

  Обов'язковим елементом обчислювальної системи АСУ є інформаційно-обчислювальний центр (ЮІД).

Застосування АСУ сприяє раціоналізації праці апарату управління, підвищенню культури праці, зниженню питомої ваги некваліфікованої праці, оптимізації управлінських рішень, звільненню працівників від трудомістких рахункових операцій, досягненню високої економічної ефективності всієї системи управління.

 

2. Удосконалення комунікацій

​

   В ході здійснення управлінського процесу керівник виконує три основних ролі (здійснює міжособові відношення, проводить інформаційний обмін, приймає рішення) і чотири управлінські функції (планування, організація, мотивування і контроль) для визначення і досягнення цілей організації.

Для ефективного здійснення комунікацій, тобто якісної передачі повідомлення у вигляді методичних вказівок, інструкцій, наказів, доповідей, звітів потрібно враховувати різні фактори: підбір слів при формуванні повідомлень, настрій, самопочуття, потреби адресатів.

   Ефективність управління залежить від наступних об'єктивних факторів:

- якості обміну інформацією, яка безпосередньо впливає на ступінь реалізації цілей (дослідженнями встановлено, що у 73-85% випадків, комунікації є головною перепоною на шляху досягнення цілей);

- інформаційне перевантаження керівника, який не здатний реагувати на всю інформацію ефективно;

- незадовільна структура організації (багатоступеневий рівень управління підвищує вірогідність інформаційних перекручувань, тобто кожний рівень управління може фільтрувати і корегувати повідомлення);

- незадовільний склад і використання кадрів, відсутність здорової атмосфери;

- конфлікти між різними групами і відділами організації;

- авторитарне відношення адміністрації до підлеглих, нечіткість або небажання керівників в повному обсязі виконувати свої обов'язки;

- вірне визначення прав і відповідальності, почуття страху керівників і підлеглих за наслідки надто відвертої інформації.

   До суб'єктивних факторів, що знижують ефективність контактів відносимо: - різне тлумачення людьми інформації, якою вони обмінюються;

- перебування у різному емоційному стані членів колективу;

- різниця в рівні знань працюючих, які спілкуються.

   Розглянемо основні шляхи по удосконаленню комунікаційного обміну в організації.

Регулювання інформаційних потоків. Керівник повинен навчитися оцінювати якісну і кількісну сторону своїх інформаційних потреб, а також інших споживачів інформації в організації. Він зобов'язаний визначитися в оптимальному максимумі і мінімумі інформаційних обмінів. Інформаційні потреби залежать в значній мірі від цілей керівника, приймаємих ним рішень і характеру показників особистої оцінки роботи, відділів і служб, а також підлеглих.

   Удосконалення управлінських дій. Ці дії повинні бути спрямовані на удосконалення обміну інформацією (короткі зустрічі, оперативні наради, контакти з підлеглими) і знаходження додаткових можливостей управлінського дійства. Планування, реалізація і контроль формують додаткові можливості управлінського дійства в напрямку удосконалення інформаційного обміну. Обговорення нових планів, варіантів стратегії, цілей, необхідних для більш ефективної реалізації наміченого, контроль за виконанням робіт, звіти по результатам контролю є додатковою дією підвладною керівникові.

  Удосконалення системи зворотнього зв'язку. Зворотній зв'язок складає частину контрольно-управлінської інформаційної системи в організації. Одним з варіантів цієї системи є переміщення працюючих із одного відділу в інший в цілях обговорення різних питань. Кожний керівник переборює відстань між собою і підлеглими шляхом створення продуманої системи комунікацій, яка гарантує проходження повідомлення до кожного підлеглого і сприйняття їх останнім.

  Опитування працюючих є одним із варіантів системи зворотнього зв'язку. Ці опитування рекомендується проводити для одержання інформації від керівників і працюючих по різним питанням: чи надходить до підлеглих точна і своєчасна інформація, яка необхідна для роботи; чітко доведені до працюючих цілі діяльності їх підрозділів; відкритий керівник до пропозицій; інформовані підлеглі до наступних перемін в організації, які відзначаться на їх безпосередній роботі, тощо.

   Удосконалення системи збору пропозицій, яка запроваджується в цілях надходження інформації до керівного складу. Всі працюючи при цьому мають можливість генерувати ідеї, які торкаються удосконалення діяльності організації. Ціллю цих систем є зниження рівня фільтрації або ігнорування ідей на шляху знизу вверх.

В основному така система реалізується у вигляді анонімних пропозицій, які працівники опускають у спеціальні скриньки, але цей варіант не завжди ефективний, тому що часто відсутній механізми відкритого розгляду пропозиції і стимулювання їх авторів.    Систему збору інформації можливо розширити за допомогою телефонної довідки, посилення контактів з працюючими, створенні спеціальних груп з керівників і працюючих, які розглядають питання розвитку підприємства. Таким чином, обмін інформацією в організації може поліпшувати систему зворотнього зв'язку.

   Впровадження інформаційних бюлетенів, публікацій. Великі підприємства видають щомісячні бюлетені, в яких міститься інформація для працюючих. В цих виданнях публікуються статті з оглядом пропозицій управління організацією, виробництва нової продукції, нових умов контракту, які пропонує адміністрація, а також відповіді керівництва на запитання працюючих. Ця інформація може доповнюватися відеооглядами про роботу підприємства.

   Сучасна інформаційна технологія сприяє удосконаленню обміну інформацією в організації. Електронна пошта дає можливість направляти письмові повідомлення різним особам в організації, в різних установах, містах, областях і навіть країнах, що зменшує телефонні розмови

Питання для контролю знань

1. Обгрунтуйте шляхи удосконалення інформаційних систем.

2. Обгрунтуйте фактори, що впливають на ефективність комунікацій.

3. Яка роль комунікацій в управлінській діяльності?