Менеджмент
Тема 7. Внутрішнє та зовнішнє середовище підприємства
План
1. Процес функціонування фірми.
2. Зовнішнє середовище фірми.
3. Внутрішнє середовище фірми.
1. Процес функціонування фірми
Кожне економічне явище завжди існує в певному середовищі. Це можна сказати і про організацію, підприємство (фірму).
Фірма, переробляючи ресурси, виробляє продукцію або здійснює послуги. Товари і послуги потрапляють на ринок, забезпечуючи споживачів відповідною інформацією (властивість товарів, місця продажу, гарантії тощо). З ринку фірма отримує гроші та інформацію (об'єми і темпи продажу, інформацію про товари конкурентів тощо).
Фірма взаємодіє з постачальниками сировини, фінансовими органами (банками, податковими службами, страховими компаніями тощо), рекламними агентствами; вивчає суспільну думку.
Фірма працює в певній країні. У цій країні існує загальна економічна і політична ситуація, відповідний рівень науково-технічних досягнень, культурні й інші традиції.
Всі перераховані складові (ресурси) складають середовище, в якому здійснюється функціонування фірми. Середовище має прямий вплив на процес функціонування фірми. Для ефективного управління фірмою потрібно чітко розуміти дію факторів середовища, вміти не тільки визначати вплив на організацію багатьох факторів, але й передбачати цей вплив.
Фактори середовища діють як всередині фірми, так і зовні.
Таким чином, на соціально-економічні процеси, що відбуваються в суспільстві, значною мірою впливає зовнішнє середовище. Вивчення оточуючого середовища є обов'язковою передумовою одержання успіху в будь-якій сфері людської діяльності.
2. Зовнішнє середовище фірми
Зовнішнє середовище системи менеджменту — це компоненти макросередовища, інфраструктури регіону та мікросередовища організації, які прямо або непрямо впливають на стійкість, ефективність та конкурентоспроможність будь-якого організаційно-правового формування.
Розглядаючи історію розвитку управлінської думки, уява про значення зовнішнього середовища і необхідність враховувати сили, зовнішні по відношенню до організації, з'явилась у кінці 50-х років. Це стало одним із важливих внесків системного підходу в науку управління, бо виникала необхідність для керівників розглядати свою організацію як цілісність, яка складається із взаємопов'язаних частин, у свою чергу, із зовнішнім світом. Ситуаційний підхід дозволив розширити теорію систем за рахунок розробки концепції, відповідно до якої, найбільш доцільним методом для цієї ситуації є метод, який визначається конкретними внутрішніми і зовнішніми факторами, які характеризують організацію і впливають на неї відповідним чином.
Системний і ситуаційний підхід засвідчили як реакцію на зміни, що впливають на успіх організації.
Як зазначає Елвар Елбінг: "Зовнішнє оточення організації все більше стає джерелом проблем для сучасних керівників. Керівники найбільш важливих для суспільства організацій - ділових, освітянських, державних - під виливом недавніх подій в світі змушені були зосередити увагу на швидкій зміні середовища і її впливу на внутрішню побудову організації"'1.
Навіть, коли б зміни не були важливими, керівникам обов'язково потрібно б було враховувати середовище, бо організація, як відкрита система, залежить від зовнішнього світу, враховуючи постачання ресурсів, енергії, кадрів, а також споживачів. Так як від керівництва залежить виживання організації, менеджер зобов'язаний уміти знаходити суттєві фактори в середовищі, які найкращим чином впливають на його організацію.
Важливість навколишньою середовища для будь-якої організації є одним із фундаментальних положень теорії систем. Згідно з загальною теорією систем, діяльність організації буде більш успішною, якщо вона діє як відкрита система, що знаходиться у безперервній взаємодії із зовнішнім середовищем і мас з ним зворотний зв'язок.
Взаємозалежність факторів зовнішнього середовища—це рівень сили, відповідно до якої зміни одного фактора впливають на інші. Керівники не можуть розглядати зовнішні фактори ізольовано. Вони чітко повинні зрозуміти, що ці фактори взаємозалежні і змінюються.
Складність зовнішнього середовища - це число факторів, на які організація зобов'язана реагувати, а також рівень варіантності кожного фактора. Якщо мова йде про число зовнішніх факторів, на які організація змушена реагувати (тиснуть державні установи, багаторазові переукладення договорів, велика кількість конкурентів, швидкі зміни в технології), можна стверджувати, що така організація знаходиться в більш складному оточенні чим та, яка має стосунки лише з декількома постачальниками, чи мас декількох конкурентів або незмінні технології.
Рухливість середовища - це швидкість, на підставі якої відбуваються зміни в оточенні організації. Більшість досліджень засвідчують, що оточення сучасних організацій змінюється з підвищеною швидкістю. Швидкі зміни відбуваються в авіаційно-космічній промисловості, виробництві комп'ютерів, біотехнології і сфері телекомунікації!. Відносно менш помітні зміни в меблевій промисловості, виробництві тари, пакувальних матеріалів.
Враховуючи складність функціонування в умовах високорухливого зовнішнього середовища, організація чи її підрозділи повинні опиратися на більш різносторонню інформацію для того, щоб приймати ефективні рішення відносно своїх внутрішніх перемінних. Це призводить до того, що прийняття рішення стає більш складним процесом.
Невизначеність зовнішнього середовища є функцією кількості інформації, якою володіє організація (чи особа) відносно того чи іншого фактора, а також функцією впевненості в цій інформації. Якщо інформації недостатньо або є сумніви в її достовірності, середовище стає більш невизначеним чим за ситуації, що інформація є надійною. Враховуючи те, що сьогодні бізнес є глобальним заняттям, тому потреба збільшується в кількості інформації, але впевненість в точності знижується, чим більша невизначеність зовнішнього оточення, тим складніше приймати ефективні рішення.
3. Внутрішнє середовище фірми
Поряд із впливом на зовнішнє оточення в менеджерській діяльності важливим є повне врахування внутрішнього середовища, яке включає в себе:
- цілі;
- структуру;
- задачі; технологію виробництва;
- кадри;
- організаційну культуру.
Перший перелічений фактор - цілі. Організація (фірма), за визначенням, - це група моделей із загальними цілями.
Ціль - це конкретний кінцевий стан або бажаний результат, який прагне досягти організаційна група.
Ціль визначає напрямок руху. Всі наступні рішення керівництва спрямовані на те, щоб наблизити організацію до мети.
Організації (фірми) залежно від їх типів можуть мати різноманітні цілі, але незалежно від виду фірми її головними, загальними цілями будуть такі, які направлені на: • виживання; • прибуток; • перспективи.
Дійсно, фірма може вижити тільки знайшовши своє місце в системі ринкових відносин.
Значення прибутку в бізнесі важко переоцінити — це джерело росту і процвітання фірми, засіб підвищення добробуту її власників і працівників. Не варто забувати і про перспективи розвитку фірми: проблеми сьогоднішнього дня не повинні зашкоджати перспективі - можливості існування в майбутньому.
Ці три головні в житті фірми цілі тісно між собою пов'язані, а менеджери зобов'язані забезпечити їх виконання.
Великі за масштабом організації-багатоцільові. Вони узгоджують цілі в різних галузях, таких, як проектування випуску нових видів продукції, якість послуг, підготовку кадрів тощо. У підрозділах організації також є цілі для того, щоб досягти загальної мети організації.
Друга внутрішня перемінна - структура. Кожна організація складається з підрозділів, рівнів управління.
За допомогою структури створюються взаємовідносини між рівнями управління і функціональними підрозділами, діяльність яких спрямована на те, щоб найбільш ефективно досягти мети організації.
Створення структури - це наслідок поділу праці між спеціалістами різних рівнів. Так, праця поділена між технологами, механіками, економістами тощо. Під час виробництва будь-якого виду продукції робота поділяється на багато чисельні операції, що є конкретною спеціалізацією праці. У великих за розмірами організаціях спеціалісти групуються в межах функціональних служб (відділів, підрозділів). Управлінська праця - також спеціалізований вид праці. В середині неї відбувається спеціалізація - поділ на конкретні види управлінської праці, в результаті чого створюються певні рівні управління.
Третя внутрішня перемінна - задачі.
Задача — це визначена робота, яку потрібно виконати відповідним способом і у відповідний час. Кожна посада включає ряд задач, як необхідний метод для досягнення мети організації.
Традиційно задачі поділяються натри категорії:
1. Робота з людьми;
2. Робота з предметами (засобами, сировиною...);
3. Робота з інформацією.
Наприклад, робота бухгалтера, в основному, пов'язана із знанням інформації, керівник підрозділу працює: з людьми, електрик - зі спеціальними інструментами тощо.
Четверта внутрішня перемінна-технологія.
Технологія - це засіб перетворення сировини в різні види продукції і послуг:
Виробничі завдання виконуються за окремими конкретними технологіями. Разом з розвитком суспільства відбувалось удосконалення технологій, які використовують у виробництві. Принципові зміни в технології виробництва внесли машини (перші з них з'явилися наприкінці XVIII ст.), стандартизація, конвеєр, комп'ютер. Все це внесло вагомі зміни в удосконалення здійснення процесу виробництва і управління ним.
Кадри (люди) - п'ята внутрішня перемінна, яка в світі сучасних концепцій менеджменту за важливістю стоїть па першому місці.
Японська мудрість стверджує: "Поганий господар вирощує бур'ян, хороший вирощує рис. Розумний культивує грунт, далекоглядний виховує працівника".
Менеджер сьогодні знає як багато залежить від людей, які працюють на фірмі. Один із керівників великої комп'ютерної американської фірми сказав: "Позбавте мене всіх моїх досягнень, залиште тільки людей з якими я працюю, через п'ять років ми знову досягнемо того ж рівня".
Для того, щоб керувати людьми, вміти успішно з ними взаємодіяти, слід знати чим визначається поведінка окремих людей, характер функціонування менеджера в ролі лідера і його вплив на поведінку окремих людей чи груп. Тут потрібні знання в галузі психології людини, облік індивідуальних психологічних особливостей особистості, які впливають на її поведінку і діяльність.
За оцінками спеціалістів, найбільш значущим чинником, з точки зору конкурентних переваг внутрішнього середовища, є організаційна культура. Організаційна культура - це система поглядів, духовних цінностей, передбачень, вірувань і норм, що об'єднують членів організації.
Три аспекти особливо важливі при аналізі і вивченні впливу на культуру організації: напрям, поширення і сила. Напрям відноситься до рівня (положення), до якого культуру підтримують більше, ніж втручаються, досягаючи організаційних цілей. Поширення характеризує ситуацію при розповсюдженні культури між членами організації. Сила характеризує якою мірою члени організації приймають цінності та інші аспекти культури.
Культура здійснює позитивний вилив на ефективність організації, якщо вона співпадає з організаційними цілями, широко ними поділяється і використовується її членами. Навпаки, організаційна культура матиме негативний вплив, коли проектується нововведення в напрямах, що не ведуть просування (можливо й заважають) організаційним цілям.
Цікавою особливістю організаційної структури є ті цінності, передбачення, вірування і норми, що включають певну культуру в цілому. Часто природу певної культури можна вивчати через організаційне використання конкретних проявів, таких як символи, легенди, обряди і церемонії.
Питання для контролю знань
1. Обгрунтуйте процес функціонування фірми.
2. Зробіть характеристику зовнішнього середовища підприємства.
3. Зробіть характеристику внутрішнього середовища фірми.
